Frequently Asked Questions

Submissie studie/ethische vraag

Hoe dient men een nieuwe studie in? (zie ook templates)
- Maak een nieuwe studie aan via 'create project' - deze button vindt u links bovenaan uw scherm onder de 'actions' tabel - Vul de titel van uw project in (dit mag de verkorte titel zijn - u hebt later in de applicatie nog de mogelijkheid om de volledige titel in te vullen) - Selecteer onder 'form' het juiste applicatiedocument: voor een nieuwe studie selecteert u 'new application EC UZA-UAntwerpen' - Druk op ‘introduction’ : u maakt nu de keuze 'clinical trial/experiment' - Telkens u aanvinkt verschijnen er extra velden die ingevuld moeten worden - Via de ‘next’ knop gaat u steeds naar de volgende pagina - Via ‘previous’ gaat u naar het vorige scherm - ‘Navigate’-knop gaat u steeds terug naar uw beginscherm van de studie die u aan het indienen bent - ‘View as PDF’ geeft het volledige bestand weer in PDF-formaat - ‘Documents’ laat de documenten die u hebt opgeladen zien - ‘Signatures’ geeft aan wie het document heeft gehandtekend - ‘Save’ – bewaren van het document (maar dit gebeurt ook automatisch) - ‘Share’ indien er meerder onderzoekers bij betrokken zijn kan u deze hier ingeven – u kan hen ook verschillende rechten geven voor deze submissie - ‘Collaborators’: hier krijgt u een overzicht van iedereen die naast u ook betrokken is bij deze studie – m.a.w. de namen die u via de ‘share’ knop hebt ingegeven komen in deze lijst te staan - ‘Completeness check’ geeft aan welke velden u nog moet invullen in het document - ‘Submit’ knop is om de studie in te dienen bij het EC - Op het Einde van het EC application form krijgt u een overzicht van de documenten die u nu moet gaan uploaden – elk document moet één voor één opgeladen worden. U moet hier ook verplicht een versienummer en –datum invullen - Als alle documenten opgeladen zijn kan u de studie ondertekenen; indien uzelf de PI bent kan u de studie ondertekenen via het gebruik van uw accountgegevens (emailadres en paswoord voor deze applicatie) - Indien uzelf niet de PI bent dan verstuurt u een verzoek aan de PI en/of diensthoofd om de submissie te ondertekenen - Als de PI de submissie heeft ondertekend dan zal u een notificatie in de work area ontvangen en kan u de submissie vervolledigen door op de 'submit' button te drukken. Indien de indiening succesvol is zal dit op uw scherm verschijnen en ontvangt u ook een bevestiging via email.
Hoe dient men een ethische vraag in? (zie ook templates)
- Log in via uw account - U kan nu starten met het invullen van uw ethische vraag via de ‘create project’ knop links bovenaan uw scherm onder de ‘actions’ tabel’ - Vul de titel van uw ethische vraag in - Selecteer onder ‘form’ het juiste document: voor een ethische vraag selecteert u ‘New application EC UZA-UAntwerpen' - Druk op ‘introduction’ : u maakt nu de keuze ‘ethical question’ - U vult het application form verder aan en voegt hier eventueel documenten aan toe. - U kan de ethische vraag indienen via de submit button - Uw aanvraag wordt bevestigd en u ontvangt deze bevestiging eveneens via email.

Workflows

Waar kan men de verschillende workflows (handleidingen) terugvinden?
Onder de rubriek ‘templates’ kan u alle workflows/handleidingen met inbegrip van screenshots terugvinden.

Facturatieschema

Ingeval het een commerciële studie betreft: moet het facturatieschema mee ingediend worden bij de initiële submissie?
Neen, als u in het applicatiedocument aangeeft dat het een commerciële studie betreft dan zal u alle gegevens die nodig zijn om het facturatieschema op te maken moeten invullen. Op basis van deze gegevens wordt er automatisch vanuit deze applicatie een factuur verstuurd naar de UZA boekhouding.

Principal investigator

Kan men een naam van een 'principal investigator' toevoegen in het applicatiedocument?
Neen: indien de PI geen account heeft aangemaakt voor deze applicatie dan zal u deze niet terugvinden in de lijst van PI's en kan u hem/haar ook niet toevoegen. Neem contact op met de PI (of het departement van de PI) met het verzoek om een account aan te maken. Eens er een account is aangemaakt kan u de naam van de PI terugvinden in de PI-lijst.

Project handtekenen lukt niet voor PI/diensthoofd

PI/diensthoofd kan het project niet ondertekenen
De PI of diensthoofd heeft via email een link ontvangen om het project te ondertekenen. Wanneer de PI/diensthoofd inlogt in het UZA zal de link automatisch geopend worden onder 'Internet Explorer' en zal hij/zij het project niet kunnen ondertekenen . Vermits het programma enkel werkt onder 'Google Chrome' dient de link gekopieerd te worden in 'Google Chrome'. Hij/zij zal het project nu wel kunnen ondertekenen.